CASE STUDY: Efektivita pravidelných školení

Zpět

Výrobní společnost z mnoha důvodů zavedla každoroční testování znalostí a ověřování praktických dovedností všech operátorů ve výrobě. Tento proces byl nazván Certifikace operátorů. Jednou Certifikací procházelo 105 operátorů a starali se o ni 3 technologové a HR oddělení. Po několika opakováních vedení společnosti nebylo spokojeno s tím, že každoročně "vydává" na certifikaci 685 produktivních hodin manažerů a výrobních dělníků, že úroveň znalostí pracovníků se nezvyšuje podle očekávání a operátoři byli pod čím dál větším tlakem. Zvýšily se totiž požadavky na výsledky testování s negativním dopadem na část mzdy v případě, že požadovanou úroveň nesplní. To se projevovalo na negativní atmosféře a demotivaci operátorů.

Vedení společnosti proto iniciovalo změnu procesu s cílem tyto negativní jevy eliminovat. Povedlo se to díky zavedení metodického distančního elektronického vzdělávání využívající platformy Moodle.

Dnes „vydává“ společnost na Certifikaci o 66% méně produktivních hodin a je dosahováno zvyšování úrovně znalostí o 32%. Operátoři uvádějí jako jeden z důležitějších osobních přínosů také skutečnost, že pomocí nového systému se skutečně naučí to, co potřebují a že tak mají daleko větší jistotu v sebe sama, že Certifikaci zvládnou.

1.       V čem spočívala podstata změny tradičního procesu Certifikace, která přinesla uváděná zlepšení?

Proces Certifikace obsahuje tři části, všeobecnou, technickou a praktickou zkoušku. Hlavní aktivitou při tradičním způsobu bylo školení, realizované nejméně efektivní metodou učení – výkladem (prezentací). Tím také odpovědnost za kvalitu učení ležela na školiteli („on nás to nenaučil, to on neříkal……). Hodnocení úrovně bylo prováděno po vzdělávání testem.

Všeobecná a technická část probíhala tradičně takto:

1.       Prezenční školení všech operátorů ve skupinách vedené technology                         10 skupin

Délka prezenčního školení                                                                                             4 hodiny/skupinu

Obsah – zásady vykonávání unikátních výrobních operací                                              43 operací

2.       Teoretické zkouška – písemný test, za přítomnosti technologa                   30 min./operátora

Technolog ihned opravoval, řešil individuálně s operátorem chyby,

test bylo možné opakovat                                                                                                                               

 

Změna spočívala v tom, že prezenční školení bylo nahrazeno kombinovaným.

Potřebné znalosti mohou operátoři získat v distančním kurzu v LMS Moodle, který mohou studovat bez omezení. V tomto kurzu každá kapitola (operace) obsahuje vstupní test znalostí, ten studujícím ukáže, které znalosti si mají doplnit. Dále obsahuje studijní materiály (technologické předpisy, postupy, fotodokumentaci apod.), kde si studující vyhledají potřebné informace k doplnění. Pak si mohou své rozšířené znalosti znovu otestovat v průběžném testu. Ten mohou absolvovat tolikrát, kolikrát chtějí. Pokud dosáhnou požadované úrovně, sami se mohou (je jim umožněno) přihlásit prostřednictvím LMS Moodle k ostrému „Certifikačními testu“. Ten pak absolvují ve skupině opět v LMS Moodle. Test se jim automaticky vyhodnotí a v případě úspěšného zvládnutí jim LMS Moodle vystaví Certifikát na příslušnou operaci.

Prezenční školení je v tomto případě zcela nahrazeno distančním. Hodnocení úrovně znalostí účastníků se provádí před a po vzdělávání, zodpovědnost za naučení je přesunuta na operátory.

2.       Jak se mezi sebou měřitelně porovnávaly výsledky tradičního a nového procesu Certifikace?

Porovnávali jsme časovou náročnost vzdělávání, jeho výsledky a finanční stránku. U nového řešení jsme měřili náročnost přípravy co do času a financí a také postoj operátorů. Jelikož v průběhu realizace projektu se zvýšil počet operátorů ze 105 na 156, porovnáváme obě řešení pro tento počet vzdělávaných.

Došlo ke zkrácení doby na Certifikaci u každého pracovníka z 5 hodin na 1,725 hod., což činí úsporu 66% a došlo ke zkrácení doby na certifikaci u technologů, celkem o 113 hod., to znamená úsporu 76%.

Došlo také ke zvýšení úrovně znalostí o 32%. Tento údaj vznikl porovnáním výsledků vstupních testů ze všech operací (kapitol) a prvních pokusů u ostrých certifikačních (závěrečných) testů ze všech operací (kapitol)

Pří pilotní realizaci proběhlo také hodnocení postojů operátorů k novému způsobu realizace procesu Certifikace s těmito výsledky (výběr):

·         85 % respondentů hodnotilo změnu vzdělávání pozitivně

·         93% respondentů hodnotilo prostředí LMS Moodle jako uživatelky velmi přívětivé

·         76% respondentů by přivítalo, kdyby se touto formou realizovali i další oblasti vzdělávání

·         Mezi přínosy, které operátorům nový způsob certifikace přináší, se nejčastěji objevovaly:

  •    „Úspora času, protože vstupní test mi řekne, co si mám dostudovat“
  •    „Nemám obavy, že ostrou Certifikaci nezvládnu, protože si to mohu nanečisto zkoušet v průběžných testech a vím, jak na tom jsem“
  •    „Mohu se učit, když mám čas a náladu“
  •    „Když jsem operaci dlouho nedělala, mohla jsem si to rychle před směnou připomenout“

3.       Jaké konkrétní změny či opatření byly realizovány a jaká byla jejich náročnost?

Realizace byla součástí většího komplexního projektu budování firemní akademie. Do realizace této změny byly přímo zapojeny 4 osoby. Dva technologové výroby a dvě pracovnice personálního oddělení. Změna (od přípravy po pilotní ověřování) si vyžádala cca 6 měsíců a to hlavně proto, že zapojené osoby vykonávaly své běžné pracovní povinnosti a této aktivitě mohly věnovat velmi omezený čas. V případě možnosti se věnovat tako změně s větší intenzitou, je možné ji zrealizovat i za dobu kratší jak 1 měsíc. Celkový čas, který pracovníci investovali do této změny činil 216  hodin.

Realizace změny si postupně vyžádala tyto aktivity, přičemž všechny probíhaly za podpory poradenské společnosti AHRA:

  1.       Iniciace změny – specifikace potřeb, oblastí, rozsahu, měřítek efektivity                     2 hod./os.
  2.       Zvládnutí ovládání aplikace LMS Moodle                                                                         16 hod./os.
  3.        Osvojení si didaktických zásad přípravy a realizace kombinovaného vudělávání      8 hod./os.
  4.       Úprava stávajících podkladů (technologických postupů) – 43 výrobních operací      16 hod./os.
  5.       Vytvoření evaluačních otázek a úkolů – více jak 1000 úloh                                            24 hod./os.
  6.        Vytvoření kurzů v LMS Moodle                                                                                                    AHRA
  7.       Kontrola vytvořených kurzů v LMS prostředí                                                                      6 hod./os.
  8.       Tutoriály pro operátory z výroby (pro 156 osob)                                                                   AHRA

4.       Jaké aspekty řešení vyžadovala skutečnost, že se jednalo o dělnické profese?

Převážná část ze 156-ti operátorů a operátorek výroby má jen velmi malé dovednosti práce s PC, mnohdy vůbec žádné. Nemají také k dispozici osobní počítač, tudíž nemohou studovat na svém pracovišti. Jako velmi dobré opatření se ukázalo uspořádání krátkých tutoriálů, kde se operátoři seznámili s prostředím LMS Moodle, mohli si vyzkoušet některé testy a způsob studia. To odstranilo uživatelské bariéry i obavy z certifikace jako takové. Tutoriály také pomohly přizpůsobit texty některých úloh řeči a pojmům, na které jsou operátoři zvyklí. Společnost zřídila malou PC učebnu, volně přístupnou, kde si mohou operátoři před či po směně doplňovat své znalosti a ověřovat si je na průběžných zkušebních testech. Struktura a rozsah jednotlivých kapitol kurzů byly upraveny tak, aby si mohli operátoři rozvrhnout čas strávený v PC učebně i na krátké úseky (např. 15 minut), které jim okolnosti (jejich časové možnosti) dovolí.

5.       Nakolik se vyplatila změna i finančně?

Abychom mohli vyjádřit i finanční stránku změny a posoudit tak tento aspekt efektivity, zvolili jsme jako východisko úvahu, že náklady na pracovníka, který se vzdělává v pracovní době, jsou srovnatelné se ztrátou produktivního času (pracovník nevyrábí, neprodává atd.).  Hodnotu produktivního času můžeme vyjádřit různým způsobem, například mzdovými náklady na pracovníka vynásobené procentem režií.  V našem případě společnost stanovila hodnotu produktivní hodiny na 1.066,- Kč.

Realizací změny tedy dochází k roční úspoře produktivního času v hodnotě 665.824,- Kč, což činí 67% z původní hodnoty.

Naopak náklady (investice) do realizace změny jsou jednorázové a činily v hodnotě produktivního času 216 hodin, 230.256,- Kč a v nákladech na pořízení služeb (konzultační a poradenské společnosti) činily 147.000,- Kč. Ty byly kryty z rozpočtu projektu financovaného strukturálními fondy EU.

Pokud bychom měli shrnout klíčové poznatky z realizace této změny, tak mezi ně patří tyto:

  •          K realizaci obdobných projektů přistupovat na základě vyjádření „bodu zvratu“ měřitelnými kritérii
  •          Realizovat projekty, které mají svého „sponzora“, prosazovatele ve vedení společnosti
  •          Začít jednoduchými a dobře uchopitelnými oblastmi s možností dosáhnout rychlých výsledků, které jsou současné aktuálními a důležitými potřebami společnosti
  •          Sdílet zkušenost napříč společností
  •          Aplikovat osvědčené odborné didaktické a metodické zásady vzdělávání
  •          Zaangažovat klíčové osoby z praxe
  •          Vytvořit odpovídající publicitu uvnitř společnosti

 

Ing. Miroslav Konvičný

ředitel pro vývoj a inovace

AHRA – Human Resource Agency, s.r.o.